Ochrana vašich osobních údajů a důvěrnost dokumentů

Ve společnosti The Native Translator přikládáme mimořádný význam ochraně osobních údajů a zachování důvěrnosti dokumentů, které nám naši zákazníci svěřují.

Při využívání našich profesionálních překladatelských služeb se můžete spolehnout, že s vašimi informacemi zacházíme odpovědně a bezpečně – od první žádosti o cenovou nabídku až po doručení hotového překladu.

Poskytujeme profesionální překlady právních dokumentů, zdravotnické dokumentace, finančních zpráv, firemních materiálů, technických textů, osobních dokladů a úředních listin.

Uvědomujeme si, že dokumenty předávané k překladu mohou obsahovat zvláštní kategorie osobních údajů, obchodní tajemství a další důvěrné informace.

The Native Translator je držitelem certifikace podle mezinárodně uznávané normy ISO/IEC 27001 pro systémy řízení bezpečnosti informací. Tato certifikace potvrzuje zavedení strukturovaného systému zaměřeného na identifikaci, hodnocení a řízení rizik v oblasti informační bezpečnosti.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména s obecným nařízením Evropské unie o ochraně osobních údajů (GDPR), švýcarským federálním zákonem o ochraně osobních údajů (FADP) a příslušnými českými právními předpisy.

Ty zahrnují zejména zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a v příslušném rozsahu také zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.

Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje shromažďujeme, za jakými účely je zpracováváme, jak je chráníme, jak dlouho je uchováváme a jaká práva vám přiznávají platné právní předpisy.

Správce osobních údajů a kontaktní informace

Správcem osobních údajů je fyzická nebo právnická osoba, která samostatně nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.

Správce osobních údajů:

The Native Translator
Prologic GmbH
Dorfstrasse 29
CH-6390 Engelberg
Švýcarsko

Ochrana osobních údajů a informační bezpečnost

Obecné dotazy

Pokud příslušné právní předpisy vyžadují jmenování zástupce v Evropské unii nebo pověřence pro ochranu osobních údajů, zpřístupníme odpovídající kontaktní údaje.

Jaké osobní údaje shromažďujeme?

Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování našich služeb, plnění právních povinností nebo uskutečňování jiných oprávněných účelů.

V závislosti na způsobu využívání našich služeb můžeme zpracovávat následující kategorie informací:

Kontaktní údaje: Jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, název společnosti a poštovní adresa.
Informace o překladatelských zakázkách: Žádosti o cenové nabídky, jazykové kombinace, popisy projektů, objednávky, pokyny a související komunikace.
Dokumenty předané k překladu: Soubory a doprovodné materiály včetně osobních údajů, které mohou obsahovat.
Fakturační a platební údaje: Informace potřebné ke zpracování plateb, vystavování faktur a vedení účetních záznamů.
Technické údaje: IP adresy, informace o internetovém prohlížeči, zařízení a používání webových stránek.
Dobrovolně poskytnuté informace: Další údaje, které nám sdělíte prostřednictvím kontaktních formulářů, e-mailu nebo jiných komunikačních kanálů.

Dokumenty předávané k překladu mohou obsahovat zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu článku 9 GDPR, například údaje o zdravotním stavu.

Takové informace zpracováváme pouze tehdy, pokud jsou splněny příslušné zákonné podmínky.

Zákazníkům doporučujeme, aby nám předávali pouze osobní údaje nezbytné pro realizaci konkrétní překladatelské zakázky.

Za jakými účely zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje zpracováváme za účelem poskytování, organizace, realizace a správy našich profesionálních překladatelských služeb.

Mezi hlavní účely zpracování patří:

Přijímání a vyřizování žádostí o cenové nabídky.
Posuzování dokumentů a požadavků na překlad.
Příprava, organizace, řízení a realizace překladatelských zakázek.
Komunikace se zákazníky o probíhajících a dokončených zakázkách.
Doručování hotových překladů.
Zpracování plateb, fakturace a vedení účetnictví.
Ochrana informačních systémů a prevence neoprávněného přístupu, podvodů a bezpečnostních incidentů.
Plnění zákonných povinností.
Provoz, údržba a zlepšování našich webových stránek a služeb.
Analýza používání webových stránek, pokud ji umožňují příslušné právní předpisy.

Dokumenty předané k překladu nepoužíváme k účelům nesouvisejícím s objednanou službou bez odpovídajícího právního základu.

Právní základy zpracování osobních údajů podle GDPR

Pokud se na zpracování vztahuje GDPR, vycházíme z jednoho nebo více právních základů uvedených v článku 6 tohoto nařízení.

Plnění smlouvy nebo předsmluvní opatření – článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR

Osobní údaje zpracováváme, pokud je to nezbytné pro přípravu cenové nabídky na vaši žádost nebo pro plnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou.

Splnění právní povinnosti – článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Zpracováváme informace nezbytné pro splnění zákonných povinností, zejména v oblasti daní, účetnictví a uchovávání dokumentace.

Oprávněný zájem – článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR

V zákonem povolených případech můžeme zpracovávat osobní údaje na základě našich oprávněných zájmů, například při zajišťování informační bezpečnosti, předcházení zneužití služeb a správě podnikatelských činností.

Při takovém zpracování posuzujeme, zda nad našimi zájmy nepřevažují zájmy nebo základní práva a svobody dotčených osob.

Souhlas – článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR

Pokud určitá činnost vyžaduje souhlas, například používání některých nepovinných souborů cookies, vyžádáme si jej před zahájením příslušného zpracování.

Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Při zpracování zvláštních kategorií osobních údajů musí být současně splněna některá z podmínek stanovených článkem 9 GDPR.

V závislosti na povaze zakázky může The Native Translator vystupovat také jako zpracovatel osobních údajů jménem zákazníka, který je správcem.

V takových případech se zpracování řídí příslušnými smluvními ujednáními a zákonnými požadavky. Pokud je to nutné, uzavírá se smlouva o zpracování osobních údajů podle článku 28 GDPR.

ISO/IEC 27001 – certifikovaný systém řízení bezpečnosti informací

The Native Translator je držitelem certifikace podle normy ISO/IEC 27001.

ISO/IEC 27001 je mezinárodně uznávaná norma stanovující požadavky na zavedení, provozování, udržování a neustálé zlepšování systému řízení bezpečnosti informací.

Norma poskytuje strukturovaný přístup k identifikaci bezpečnostních rizik a zavádění vhodných opatření k jejich řízení.

Náš systém řízení bezpečnosti informací vychází ze tří základních principů.

Důvěrnost: Ochrana informací před neoprávněným přístupem nebo zveřejněním.

Integrita: Ochrana informací před neoprávněnou nebo neúmyslnou změnou.

Dostupnost: Zajištění přístupu oprávněných osob k informacím v okamžiku, kdy je potřebují.

Používáme technická a organizační opatření odpovídající povaze naší činnosti a souvisejícím rizikům.

Certifikace ISO/IEC 27001 potvrzuje, že náš systém řízení bezpečnosti informací splňuje požadavky mezinárodně uznávané normy.

Neznamená však úplné odstranění všech bezpečnostních rizik a sama o sobě nezaručuje soulad se všemi použitelnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.

Jak chráníme vaše dokumenty a osobní údaje?

Ochrana důvěrných informací zákazníků je nedílnou součástí našich profesionálních překladatelských služeb.

Zavádíme technická a organizační opatření zaměřená na ochranu osobních údajů a dokumentů před neoprávněným přístupem, ztrátou, nepřípustnými změnami a protiprávním zpřístupněním.

Tato opatření zahrnují:

Řízení přístupu na základě stanovených oprávnění.
Zabezpečené zákaznické a dodavatelské portály pro přenos souborů.
Šifrovaný přenos dat prostřednictvím HTTPS/TLS při používání našich webových portálů.
Smluvní závazky mlčenlivosti pro překladatele, jazykové korektory a projektové manažery.
Postupy pro identifikaci a řízení rizik v oblasti informační bezpečnosti.
Technická a organizační zabezpečení proti neoprávněnému přístupu a dalším bezpečnostním incidentům.

Konkrétní bezpečnostní opatření přizpůsobujeme povaze zpracování a souvisejícím rizikům.

Povinnost mlčenlivosti překladatelů a projektových manažerů

Mnoho našich zákazníků nám svěřuje dokumenty obsahující důvěrné obchodní nebo osobní informace.

Naši překladatelé, jazykoví korektoři a projektoví manažeři jsou smluvně vázáni povinností mlčenlivosti.

Informace, ke kterým získají přístup při realizaci zakázky, nesmějí být bez odpovídajícího oprávnění využívány k jiným účelům ani poskytovány třetím osobám.

Přístup k dokumentům je omezen na činnosti nezbytné pro realizaci zakázky a další zákonem dovolené zpracování.

Dodržujeme zásadu, že přístup k informacím mají mít pouze osoby, které je skutečně potřebují pro výkon své práce.

Předáváme osobní údaje třetím stranám?

Vaše osobní údaje třetím stranám neprodáváme.

Poskytování našich služeb však může vyžadovat zpřístupnění určitých informací vybraným příjemcům, například:

Překladatelům, jazykovým korektorům a projektovým manažerům zapojeným do konkrétní zakázky.
Poskytovatelům IT systémů, hostingu, datových úložišť a technické podpory.
Poskytovatelům platebních služeb.
Poskytovatelům administrativních služeb, pokud je to nezbytné.
Orgánům veřejné moci nebo jiným oprávněným příjemcům, pokud předání vyžaduje zákon.

Pokud externí poskytovatelé služeb zpracovávají osobní údaje naším jménem, uplatňujeme smluvní a organizační zabezpečení požadovaná příslušnými právními předpisy.

Předávání informací omezujeme na rozsah nezbytný pro konkrétní účel.

Mezinárodní předávání osobních údajů

The Native Translator spolupracuje s mezinárodní sítí kvalifikovaných překladatelů a dalších poskytovatelů služeb.

Některé zakázky proto mohou zahrnovat zpracování osobních údajů příjemci v různých zemích, včetně států mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor.

Pokud se uplatní GDPR nebo švýcarské právní předpisy o ochraně osobních údajů, probíhá mezinárodní předávání v souladu s příslušnými právními požadavky.

U předávání podle GDPR posuzujeme, zda se na cílovou zemi vztahuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany.

Pokud takové rozhodnutí neexistuje, může být nezbytné zavést další vhodné záruky.

Mezi tyto záruky mohou patřit standardní smluvní doložky Evropské komise a případná doplňující ochranná opatření.

Při předávání podle švýcarského práva postupujeme v souladu s požadavky švýcarského federálního zákona o ochraně osobních údajů a příslušných prováděcích předpisů.

Konkrétní záruky závisejí na cílové zemi, povaze osobních údajů a okolnostech předání.

Platby a ochrana platebních údajů

K přijímání plateb za naše překladatelské služby můžeme využívat externí poskytovatele platebních služeb, například PayPal nebo Saferpay, pokud jsou tyto možnosti během objednávky nabízeny.

Tito poskytovatelé mohou shromažďovat a zpracovávat informace nezbytné pro dokončení transakcí, prevenci podvodů a plnění vlastních zákonných povinností.

Můžeme získávat určité informace související s platbami, například stav transakce, referenční číslo a fakturační údaje.

Další informace o zpracování osobních údajů poskytovateli platebních služeb naleznete v jejich vlastních zásadách ochrany osobních údajů.

Jak dlouho uchováváme osobní údaje a dokumenty k překladu?

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny, pokud právní povinnosti nebo jiné zákonné důvody neodůvodňují delší dobu uchovávání.

Dokumenty předané k překladu jsou zpravidla uchovávány po dobu 90 dnů od dokončení zakázky.

Po uplynutí této lhůty jsou dokumenty odstraněny z našich aktivních systémů, pokud jejich další uchovávání nevyžaduje zákonná povinnost nebo jiný oprávněný důvod.

Pro určité kategorie informací mohou platit odlišné doby uchovávání, zejména pro:

Faktury a účetní záznamy podléhající zákonným archivačním povinnostem.
Informace nezbytné pro vyřízení dosud neuzavřených záležitostí.
Dokumenty potřebné k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.
Informace, které musí být uchovávány podle jiných právních předpisů.

Údaje uložené v záložních systémech mohou podléhat samostatným technickým cyklům mazání.

Jakmile informace přestanou být potřebné a neexistuje právní důvod pro jejich další uchovávání, odstraníme je nebo anonymizujeme v souladu s příslušnými postupy.

Soubory cookies a podobné technologie

Naše webové stránky mohou používat soubory cookies a podobné technologie pro zajištění základních funkcí, zapamatování uživatelských nastavení a porozumění tomu, jak návštěvníci web používají.

Cookies jsou malé textové soubory ukládané do vašeho zařízení při návštěvě webových stránek.

Podle doby uchovávání je lze rozdělit na následující typy.

Relační cookies: Obvykle se používají během jedné návštěvy webu a po skončení relace jejich platnost vyprší.

Trvalé cookies: Zůstávají v zařízení po stanovenou dobu nebo do jejich ručního odstranění.

Cookies lze rozlišovat také podle jejich účelu.

Nezbytné cookies: Zajišťují základní funkce webových stránek nebo umožňují poskytování služeb výslovně požadovaných uživatelem.

Analytické cookies: Mohou nám pomáhat porozumět používání webových stránek a zlepšovat jejich obsah a funkčnost.

Cookies třetích stran a další technologie: Mohou podporovat doplňkové funkce webu nebo služby externích poskytovatelů.

Pokud právní předpisy vyžadují souhlas, používáme nepovinné cookies a podobné technologie až po jeho získání.

V České republice zohledňujeme zejména příslušná ustanovení zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, GDPR a relevantní výkladová stanoviska Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat s účinky do budoucna.

Analytické nástroje a cookies třetích stran

Naše webové stránky mohou používat analytické nástroje, například Google Analytics nebo Matomo, k vyhodnocování návštěvnosti a fungování webu.

V závislosti na technickém nastavení mohou tyto nástroje zpracovávat informace, jako jsou IP adresy, údaje o zařízení a navštívené stránky.

Analytické nástroje používáme v souladu s příslušnými právními předpisy a požadavky na souhlas.

Informace o skutečně používaných nástrojích, typech cookies a době jejich uchovávání musí odpovídat aktuálnímu technickému nastavení webových stránek a být návštěvníkům dostupné.

Jak můžete spravovat nebo odstranit cookies?

Cookies můžete spravovat prostřednictvím nastavení svého internetového prohlížeče.

Většina prohlížečů umožňuje blokovat cookies, mazat již uložené soubory nebo nastavovat preference pro jednotlivé webové stránky.

Upozorňujeme, že blokování nezbytných cookies může ovlivnit správné fungování některých částí našich webových stránek.

Další informace naleznete na oficiálních stránkách podpory jednotlivých prohlížečů.

Google Chrome:
https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=cs

Mozilla Firefox:
https://support.mozilla.org/cs/

Safari:
https://support.apple.com/cs-cz/guide/safari/sfri11471/mac

Microsoft Edge:
https://support.microsoft.com/microsoft-edge

Pokud naše webové stránky nabízejí nástroj pro správu nastavení cookies, můžete jeho prostřednictvím rovněž změnit své preference nebo odvolat dříve udělený souhlas.

Vaše práva podle GDPR

Pokud se na zpracování vztahuje GDPR, můžete uplatnit práva stanovená tímto nařízením za podmínek a s výjimkami stanovenými právními předpisy.

Mezi tato práva patří:

Právo na přístup: Právo získat přístup ke svým osobním údajům podle článku 15 GDPR.
Právo na opravu: Právo požadovat opravu nepřesných osobních údajů podle článku 16 GDPR.
Právo na výmaz: Právo požadovat vymazání osobních údajů v případech stanovených článkem 17 GDPR.
Právo na omezení zpracování: Právo požadovat omezení zpracování za podmínek článku 18 GDPR.
Právo na přenositelnost údajů: Právo získat nebo přenést určité osobní údaje při splnění podmínek článku 20 GDPR.
Právo vznést námitku: Právo vznést námitku proti určitým činnostem zpracování podle článku 21 GDPR.
Právo odvolat souhlas: Právo kdykoliv odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu.
Právo podat stížnost: Právo obrátit se na příslušný dozorový úřad pro ochranu osobních údajů.

Za příslušných podmínek vám mohou náležet také práva týkající se rozhodování založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, podle článku 22 GDPR.

Tato práva podléhají zákonným podmínkám a výjimkám.

Například žádosti o výmaz nelze vždy zcela vyhovět, pokud musí být některé informace uchovávány za účelem splnění zákonné povinnosti.

Švýcarské právní předpisy o ochraně osobních údajů rovněž přiznávají jednotlivcům určitá práva, včetně práva na přístup a za zákonem stanovených podmínek také práva na opravu údajů a dalších prostředků právní ochrany.

Každou žádost posuzujeme podle právních předpisů použitelných na konkrétní zpracování.

Právo vznést námitku proti zpracování

Pokud se uplatní GDPR a osobní údaje zpracováváme na základě oprávněných zájmů podle článku 6 odst. 1 písm. f), můžete proti takovému zpracování vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace podle článku 21 GDPR.

Po obdržení oprávněné námitky příslušné zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy, právy a svobodami nebo pokud zpracování není nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Porušení zabezpečení osobních údajů

Bezpečnostní incidenty a možná porušení zabezpečení osobních údajů bereme vážně.

Pokud zjistíme okolnosti nasvědčující porušení zabezpečení, incident posoudíme a vyhodnotíme příslušné zákonné povinnosti.

Pokud se uplatní GDPR, postupujeme podle článků 33 a 34 týkajících se ohlašování porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu a oznamování dotčeným osobám.

Při splnění zákonných podmínek oznámíme porušení zabezpečení příslušnému dozorovému úřadu a případně také dotčeným osobám.

Současně přijímáme přiměřená opatření k prošetření incidentu, omezení jeho dopadů a nápravě zjištěných nedostatků.

Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pokud se domníváte, že jsou vaše osobní údaje zpracovávány v rozporu s příslušnými právními předpisy, můžete nás kontaktovat, abychom vaši záležitost prošetřili.

The Native Translator – ochrana osobních údajů:
dataprotection(at)prologic-corp.ch

Pokud se uplatní GDPR, máte rovněž právo podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu.

V České republice je tímto orgánem:

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ)

Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Česká republika

Oficiální webové stránky:
https://uoou.gov.cz

Ve Švýcarsku vykonává příslušné federální dozorové pravomoci Federální komisař pro ochranu údajů a transparentnost (FDPIC).

Oficiální webové stránky:
https://www.edoeb.admin.ch

Změny těchto zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady můžeme aktualizovat v případě změn našich služeb, technických systémů, interních postupů nebo příslušných právních požadavků.

Aktuální znění bude zveřejněno na našich webových stránkách.

Pokud dojde k podstatným změnám, poskytneme dotčeným osobám další informace, pokud to vyžadují právní předpisy nebo pokud to bude vzhledem k okolnostem vhodné.

Kontakt pro ochranu osobních údajů a informační bezpečnost

Pokud máte otázky týkající se zpracování svých osobních údajů, chcete uplatnit svá práva nebo potřebujete nahlásit možné porušení ochrany osobních údajů či bezpečnostní incident, kontaktujte nás.

Ochrana osobních údajů a informační bezpečnost:
dataprotection(at)prologic-corp.ch

Obecné dotazy:
office(at)the-native-translator.com

Ve společnosti The Native Translator poskytujeme profesionální překladatelské služby, jejichž základními pilíři jsou jazyková kvalita, důvěrnost zákaznických dokumentů a bezpečnost informací.